Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je in CollaBrains verwerkt. Dat zijn bijvoorbeeld de dossiers van je cliënten, of bij een kapsalon de namen en telefoonnummers van je klanten op de knipkaart.

CollaBrains is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van jou en volgens jouw instructies.

Verwerking vindt alleen plaats voor het leveren van de dienst: opslaan, herkennen, structureren en toegankelijk maken van documenten, en het bijhouden van de gegevens die bij jouw module horen.

Er vindt geen verdere verwerking plaats voor eigen doeleinden van CollaBrains. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Versleutelde verbindingen, opslag binnen de Europese Unie op een server in Duitsland bij dogado GmbH, dagelijkse back-ups en toegangsbeperking op basis van noodzaak.

De herkenning van documenten gebeurt op onze eigen server. Er is geen externe AI-dienst bij betrokken, dus documentinhoud verlaat onze server niet om te worden geanalyseerd.

Business-omgevingen zijn per cliënt of dossier logisch gescheiden, met een audit-log van wie wat heeft ingezien of gewijzigd. Die log bewaren we 180 dagen.

We schakelen alleen subverwerkers in die aan gelijkwaardige verplichtingen zijn gebonden. Dit is de actuele lijst:

• dogado GmbH (Duitsland) — hosting van de server waarop de dienst en je documenten draaien.
• 1blu AG (Duitsland) — het versturen van e-mail.
• Stripe Payments Europe en Stripe Inc. — het afhandelen van betalingen. Bij een salonaanmelding verwerkt Stripe ook identiteits- en bankgegevens van de ondernemer, rechtstreeks op een pagina van Stripe.
• Google LLC (Verenigde Staten) — alleen voor de digitale knipkaart via Google Wallet. Daarheen gaan zaaknaam, klantnaam, kaartcode, stempelstand, beloning, geldigheid en een link naar de live kaart. Telefoonnummers en bedragen gaan níét naar Google.
• PDOK / Kadaster (Nederland) — om van een locatie een adres te maken bij ritten.
• OpenStreetMap / Nominatim — hetzelfde, voor adressen buiten Nederland.
• KvK en RDW (Nederland) — alleen bij een zoekopdracht die jij zelf doet; wij geven dan jouw zoekterm door.

Voegen we een subverwerker toe of vervangen we er een, dan melden we dat vooraf op deze pagina. De datum bovenaan deze overeenkomst verandert dan mee.

Bij een beveiligingsincident met mogelijke gevolgen voor persoonsgegevens informeren we je zonder onredelijke vertraging, met de informatie die je nodig hebt voor je eigen meldplicht.

Bij beëindiging krijg je je gegevens terug in een gangbaar formaat (CSV, JSON of UBL) en verwijderen we ze daarna, tenzij wetgeving anders vereist.